Pelanggaran Gaji yang Sering Terjadi dan Cara Mencegahnya

Dalam era kepatuhan dan transparansi bisnis seperti sekarang, pengelolaan gaji bukan hanya tentang menghitung upah bulanan. Ini adalah aspek strategis yang menyentuh reputasi perusahaan, moral karyawan, serta kepatuhan hukum yang diawasi ketat oleh pemerintah. Banyak organisasi masih memandang payroll sebagai tugas administratif semata, padahal di dalamnya terdapat risiko hukum besar jika dikelola secara sembarangan.

Artikel ini akan membahas secara tuntas bagaimana perusahaan dapat menghindari pelanggaran hukum dalam penggajian melalui sistem yang terstandar, pengawasan internal yang kuat, dan pemahaman regulasi ketenagakerjaan yang akurat.

Jenis Pelanggaran Payroll yang Sering Terjadi

Sebelum membahas strategi pencegahan, penting untuk mengenali jenis-jenis pelanggaran yang sering terjadi dalam sistem penggajian. Pelanggaran ini tidak selalu disengaja, namun dampaknya bisa besar mulai dari sanksi administratif hingga gugatan hukum dari karyawan.

1. Pembayaran Gaji Tidak Tepat Waktu

Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan PP No. 36 Tahun 2021, perusahaan wajib membayar gaji sesuai jadwal yang disepakati. Keterlambatan pembayaran gaji bisa dikategorikan sebagai pelanggaran administratif, bahkan dapat merusak kepercayaan karyawan.

2. Kesalahan Perhitungan Upah dan Tunjangan

Kesalahan dalam menghitung gaji pokok, lembur, atau tunjangan sering muncul akibat data HR yang tidak terintegrasi dengan sistem kehadiran. Perusahaan wajib memastikan semua komponen penghasilan tercatat dan dibayar sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk potongan BPJS dan PPh 21.

3. Ketidakpatuhan terhadap Regulasi BPJS

Tidak mendaftarkan karyawan ke BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan merupakan pelanggaran serius. Banyak perusahaan menunda pendaftaran atau hanya mendaftarkan sebagian karyawan tetap, padahal semua pekerja, baik kontrak maupun tetap, wajib terdaftar.

4. Pemotongan Gaji Tanpa Dasar Hukum

Setiap potongan gaji harus memiliki dasar hukum yang jelas. Pemotongan karena kerusakan barang, keterlambatan, atau alasan lainnya tanpa persetujuan karyawan bisa menjadi pelanggaran.

5. Ketidaksesuaian dengan Upah Minimum

Banyak pelanggaran terjadi karena perusahaan belum memperbarui sistem payroll mereka sesuai upah minimum regional (UMR/UMP). HR wajib memantau perubahan regulasi tahunan agar tidak ada karyawan yang menerima gaji di bawah standar.

Pelanggaran-pelanggaran ini sering kali muncul karena kurangnya edukasi HR, lemahnya sistem kontrol, atau tidak adanya audit payroll berkala.

Langkah Pencegahan Pelanggaran

Untuk memastikan payroll berjalan sesuai aturan, HR perlu membangun sistem yang terstruktur dan transparan. Berikut langkah-langkah kunci yang dapat diterapkan oleh setiap organisasi:

1. Pahami Regulasi dan Kebijakan yang Berlaku

Langkah pertama adalah memahami semua regulasi ketenagakerjaan terkait penggajian. HR harus mengikuti pembaruan peraturan seperti:

• Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

• UU Cipta Kerja dan turunannya (PP No. 36 Tahun 2021)

• Peraturan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan

• Peraturan Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21)

Regulasi ini menjadi fondasi dalam menentukan kebijakan gaji, tunjangan, lembur, dan potongan.

2. Gunakan Sistem Payroll Otomatis

Sistem manual rawan kesalahan input dan keterlambatan. Dengan software payroll otomatis, perusahaan dapat menghitung gaji secara akurat, memotong pajak sesuai ketentuan, serta menghasilkan slip gaji digital yang transparan.

Beberapa software populer di Indonesia yang bisa digunakan antara lain:

• Talenta by Mekari
• Gadjian
• KaryaOne
• GreatDay HR
  
  

Sistem ini membantu HR menyesuaikan perhitungan pajak, BPJS, dan tunjangan tanpa harus melakukan entri data berulang.

3. Dokumentasikan Setiap Proses

Setiap transaksi penggajian harus terdokumentasi, baik dalam bentuk digital maupun fisik. Dokumen seperti kontrak kerja, slip gaji, laporan BPJS, dan bukti pembayaran pajak akan berguna sebagai bukti kepatuhan saat audit internal maupun eksternal.

4. Sosialisasikan Kebijakan Payroll kepada Karyawan

Keterbukaan menjadi kunci. HR perlu menjelaskan struktur gaji, potongan, tunjangan, dan waktu pembayaran kepada karyawan secara terbuka. Hal ini membantu mengurangi kesalahpahaman dan meningkatkan rasa percaya.

5. Terapkan Mekanisme Pengaduan Internal

Perusahaan sebaiknya memiliki kanal pengaduan bagi karyawan untuk melaporkan kesalahan payroll tanpa rasa takut. Mekanisme ini membantu manajemen melakukan koreksi sebelum masalah berkembang menjadi sengketa hukum.

Peran HR dan Audit Internal

Salah satu elemen penting dalam mencegah pelanggaran hukum adalah peran aktif HR dan audit internal. Keduanya berfungsi sebagai garda depan dalam memastikan bahwa kebijakan dan pelaksanaan payroll sesuai dengan hukum yang berlaku.

1. HR sebagai Pengelola Kepatuhan

Departemen HR bertanggung jawab langsung atas pengumpulan data karyawan, penghitungan kompensasi, dan penjaminan kepatuhan terhadap peraturan. HR harus memastikan:

• Data absensi dan lembur terintegrasi dengan payroll.

• Potongan pajak dan iuran BPJS dilakukan secara benar.

• Setiap karyawan memiliki kontrak kerja yang sah.

Selain itu, HR juga berperan dalam memberikan pelatihan internal agar seluruh staf memahami aspek hukum ketenagakerjaan.

2. Audit Internal sebagai Pengawas

Tim audit internal bertugas meninjau dan mengevaluasi proses payroll secara periodik. Audit ini membantu mendeteksi potensi pelanggaran sejak dini, seperti selisih perhitungan, pembayaran ganda, atau ketidaksesuaian data.

Audit internal yang baik akan memastikan:

• Validasi data payroll setiap bulan.

• Kesesuaian antara laporan keuangan dan pembayaran aktual.

• Ketepatan pelaporan pajak dan BPJS.

3. Kolaborasi dengan Departemen Keuangan

HR tidak bisa bekerja sendiri. Departemen keuangan berperan penting dalam pencatatan transaksi, penganggaran gaji, dan pembayaran. Kolaborasi yang baik antara HR dan Finance akan menciptakan sistem payroll yang efisien dan minim kesalahan.

Tips Memastikan Payroll Sesuai Regulasi

Untuk menjaga konsistensi kepatuhan, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan HR dan pimpinan perusahaan:

1. Lakukan Pembaruan Sistem Secara Berkala

Regulasi pajak dan ketenagakerjaan berubah dari waktu ke waktu. Perusahaan harus memperbarui software payroll atau sistem internal sesuai peraturan terbaru, terutama terkait PPh 21, BPJS, dan upah minimum.

2. Gunakan Layanan Konsultasi atau Audit Eksternal

Jika perusahaan tidak memiliki tim hukum ketenagakerjaan internal, pertimbangkan menggunakan jasa konsultan HR atau akuntan publik untuk memastikan kepatuhan penuh.

3. Buat Standard Operating Procedure (SOP) Payroll

SOP membantu setiap pihak memahami langkah dan tanggung jawab masing-masing. Dokumen ini mencakup proses input data, validasi, perhitungan, hingga pelaporan pajak.

4. Tingkatkan Literasi Payroll di Kalangan HR

HR perlu memiliki pengetahuan mendalam tentang hukum ketenagakerjaan, sistem penggajian, dan kebijakan pajak. Banyak lembaga pelatihan menyediakan training payroll compliance yang bisa meningkatkan kompetensi tim HR.

5. Simpan Bukti Transaksi Secara Aman

Simpan semua bukti penggajian, seperti slip gaji elektronik, bukti transfer, dan laporan BPJS. Ini penting untuk audit maupun jika terjadi sengketa di kemudian hari.

Kesimpulan

Menghindari pelanggaran hukum dalam penggajian bukan hanya kewajiban administratif, tetapi juga wujud tanggung jawab moral dan profesional perusahaan terhadap karyawan. Sistem payroll yang patuh hukum mencerminkan integritas organisasi dan membantu menjaga hubungan kerja yang sehat serta produktif.

Dengan memahami regulasi, memanfaatkan teknologi, dan menjalankan audit berkala, HR dapat mengurangi risiko pelanggaran secara signifikan. Transparansi dan akurasi menjadi dua elemen utama yang akan membangun kepercayaan, loyalitas, dan reputasi positif perusahaan di mata karyawan maupun regulator.

Ingin memahami lebih dalam tentang pengelolaan payroll yang efisien dan sesuai regulasi? Ikuti pelatihan profesional kami untuk meningkatkan kompetensi HR dan sistem penggajian perusahaan Anda. Klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial!

Referensi:

1. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

2. Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.

3. Direktorat Jenderal Pajak – Panduan PPh 21.

4. BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan – Regulasi dan Pedoman Kepesertaan.

5. SHRM (Society for Human Resource Management) – Payroll Compliance Best Practices (2024).

6. Mekari Talenta – Payroll Automation and Compliance Report (2025).